フリーランスエンジニアの経費はどこまで？確定申告前に見るべき点

フリーランスエンジニアになると、会社員時代には意識していなかった支出を自分で管理するようになります。

こうした支出を経費にできるのか迷う人は多いです。

経費を正しく計上できれば、所得を適切に計算できます。

一方で、仕事と関係のない支出まで経費にすると、税務上のリスクが出ます。

国税庁は、事業所得を計算する上で必要経費にできるものとして、総収入金額を得るために直接要した費用や、その年に生じた業務上の費用を挙げています。また、家事上の費用は必要経費にならず、仕事と生活の両方に関わる支出は、業務上直接必要であることが明らかに区分できる部分に限られるとされています。

フリーランスエンジニアの経費は、「仕事に使ったか」だけでなく、「仕事に使った割合を説明できるか」で判断します。

この記事では、フリーランスエンジニアが経費にしやすいもの、注意が必要なもの、経費にできないもの、記録・保存の進め方、独立後のお金の見方を整理します。

なお、税務の扱いは本人の状況や年度、自治体、申告方法によって変わります。

迷う支出は、最終的に税理士や税務署へ確認してください。

経費の基本

経費を考えるときは、まず「仕事との関係」を見ます。
レシートがあるかどうかだけでは判断できません。

仕事に必要かで見る

フリーランスエンジニアの経費は、仕事に必要な支出かどうかで考えます。

たとえば、開発用のパソコン、外部モニター、キーボード、業務で使う通信費、技術書、会計ソフトなどは、仕事との関係を説明しやすい支出です。

一方で、プライベートの旅行代、趣味の買い物、家族との外食代、仕事と関係のない服や美容代は、経費にするのが難しい支出です。

判断するときは、次の問いで確認します。

「なんとなく仕事にも使っている」では弱くなります。
仕事で使う理由を説明できる状態にしておきましょう。

家事按分が必要なもの

フリーランスエンジニアは、自宅で作業する人が多いため、家賃、電気代、インターネット代などが仕事と生活の両方に関わります。
このような支出は、全額を経費にするのではなく、仕事で使った割合を計算します。

これが家事按分です。

国税庁の通達では、業務遂行上必要な部分が50％以下であっても、その必要な部分を明らかに区分できる場合には、その部分を必要経費に算入できるとされています。

たとえば、自宅の一部屋を仕事専用スペースとして使っている場合は、床面積の割合をもとに家賃を按分する方法があります。
インターネット代や電気代なら、仕事時間や使用状況をもとに按分する方法があります。

大事なのは、毎年同じ考え方で説明できることです。
その場の気分で割合を変えると、根拠が弱くなります。

領収書だけでは足りない

「領収書があるから経費にできる」と考える人もいますが、それだけでは足りません。

領収書は、支払った事実を示す書類です。
しかし、その支出が仕事に必要だったかどうかは別の話です。

たとえば、高級レストランの領収書があっても、誰と、何のために、どの仕事に関係していたのか説明できなければ、経費としては弱くなります。
技術書の領収書があっても、仕事と無関係な趣味の本なら経費にはしにくいです。

領収書とあわせて、次の情報を残しておくと整理しやすくなります。

経費は、後から説明できる状態にしておくことが前提です。

経費にしやすいもの

フリーランスエンジニアが経費にしやすい支出には、仕事との関係が明確なものが多くあります。
ただし、金額や使い方によって処理が変わるものもあります。

パソコン・周辺機器

開発用のパソコンは、フリーランスエンジニアにとって代表的な経費です。
業務で使うなら、経費として扱いやすい支出です。

ただし、金額によって処理が変わります。

国税庁は、減価償却資産について、取得に要した金額は取得時に全額必要経費になるのではなく、原則として使用可能期間にわたって分割して必要経費にすると説明しています。
一方で、使用可能期間が1年未満のものや取得価額が10万円未満のものは、業務に使った年分の必要経費にできるとされています。
また、10万円以上20万円未満の一括償却資産、一定要件を満たす青色申告者の30万円未満の少額減価償却資産の特例も示されています。

フリーランスエンジニアで対象になりやすいものは、次の通りです。

仕事専用で使っているなら説明しやすい支出です。
ただし、ゲーム用、家族共用、趣味用にも使っている場合は、全額経費にするのではなく、利用割合を考える必要があります。

通信費・サーバー代

インターネット回線やスマホ代も、仕事で使っている部分は経費にできます。
フリーランスエンジニアは、リモート会議、GitHub、クラウド環境、チャット、メール、案件管理ツールなど、通信環境が仕事に直結します。

経費にしやすいものには、次のようなものがあります。

ただし、自宅回線やスマホはプライベートでも使うことが多いです。
その場合は、仕事で使う割合を決めて按分します。

たとえば、スマホを仕事連絡にも私用にも使うなら、通話履歴、利用時間、契約状況などをもとに、説明できる割合にします。

ソフト・クラウド費用

仕事で使うソフトウェアやクラウドサービスの利用料も、経費にしやすい支出です。
たとえば、次のようなものです。

ただし、趣味利用や私用利用が混ざる場合は注意が必要です。

たとえば、Adobeを仕事のUI制作にも趣味の画像編集にも使っている場合は、仕事利用の割合を整理します。
AIツールも、案件の調査、コードレビュー、資料作成、仕様整理など仕事で使っていることを説明できるなら経費として扱いやすくなります。

書籍・学習費

技術書やオンライン講座も、仕事に関連する内容なら経費にしやすい支出です。
エンジニアは技術の更新が速いため、学習費は継続的に発生します。

たとえば、次のようなものです。

ただし、仕事との関係が薄い本や講座は経費にしにくくなります。
「何となく役に立ちそう」ではなく、今の案件や今後の業務にどう関係するかを説明できるものに絞りましょう。

自宅作業の経費

フリーランスエンジニアは、自宅を作業場所にすることが多いです。
そのため、家賃、電気代、家具などを経費にできるか気になる人も多いはずです。

家賃

自宅で仕事をしている場合、家賃の一部を経費にできることがあります。

ただし、全額を経費にするのは難しいです。
自宅は生活のためにも使う場所だからです。

家賃を経費にする場合は、仕事で使っているスペースを明確にします。
たとえば、次のような考え方です。

たとえば、50㎡の部屋のうち10㎡を仕事用に使っているなら、20％を経費にする考え方があります。
ただし、実際の判断は利用状況によります。

寝室やリビングを兼用しているのに高い割合を経費にすると、説明が難しくなります。

電気代

自宅で作業する場合、電気代の一部も経費にできます。
パソコン、モニター、照明、エアコン、ルーターなどを仕事で使うからです。

ただし、これも全額ではなく按分します。
按分方法には、次のような考え方があります。

たとえば、1日のうち8時間を仕事で使うから単純に3分の1とする考え方もあります。

ただし、家族が同じ家にいる場合や、エアコンを家全体で使っている場合は、単純な時間按分だけでは説明しにくいことがあります。

電気代は金額が大きくなりすぎないよう、実態に合う割合で処理しましょう。

机・椅子

仕事用の机や椅子も、業務に使うなら経費にできます。
長時間作業するエンジニアにとって、作業環境は仕事の効率や体への負担に関わります。

経費にしやすいものには、次のようなものがあります。

ただし、生活用の家具と区別できないものは注意が必要です。
たとえば、家族共用のダイニングテーブルを仕事にも使っている場合、全額経費にするのは無理があります。

仕事専用として購入し、実際に作業で使っていることを説明できるものにしましょう。

経費に注意が必要なもの

経費にできそうに見えても、扱いに注意が必要なものがあります。
特に、飲食代、交通費、服装、健康関連の支出は、仕事との関係を説明しにくい場面があります。

カフェ代・飲食代

カフェで作業したときの飲み物代や、取引先との打ち合わせで使った飲食代は、経費になることがあります。
ただし、何でも経費にできるわけではありません。

確認したいのは、次の点です。

一人でカフェ作業をした場合は、作業場所としての利用を説明できることがあります。
一方で、食事代やプライベートの飲み会は、仕事との関係を説明しにくくなります。

領収書の裏や会計ソフトのメモ欄に、案件名や打ち合わせ相手、目的を残しておくと整理しやすくなります。

交通費

クライアント先への訪問、打ち合わせ、勉強会、取材、業務上必要な移動にかかった交通費は経費にしやすい支出です。
たとえば、次のようなものです。

ただし、プライベート旅行や私用の移動は経費にできません。

仕事と私用が混ざる移動では、どこまでが仕事なのかを分ける必要があります。
交通系ICカードを使う場合は、仕事用と私用を分けると管理しやすくなります。

同じカードでコンビニや私用の移動も混ぜると、後から仕訳が面倒になります。

服装・身だしなみ

服装や身だしなみ関連の支出は、注意が必要です。
エンジニアの場合、普段着としても使える服や靴、美容院代、エステ代などは、仕事との直接的な関係を説明しにくいです。

たとえば、次のような支出は経費にしにくくなります。

一方で、イベント登壇、撮影、会社指定の作業着、業務専用の衣装など、仕事専用であることを説明できるケースはあります。

ただし、フリーランスエンジニアの日常業務では、服装関連を経費にする場面は限定的です。
迷う場合は、無理に経費にしない方が安全です。

健康診断・保険

自分の健康診断費用や医療費は、基本的に事業経費としては扱いにくい支出です。
仕事を続けるために健康管理は大事ですが、個人の生活に関わる支出として見られます。

ただし、医療費控除など、経費とは別の制度で扱う可能性があります。

ここは混同しないようにしましょう。

また、生命保険、医療保険、所得補償保険なども、事業経費になるかどうかは契約内容によって扱いが変わります。
節税目的だけで判断せず、生活防衛や働けなくなった時の備えとして考えた方がよいです。

健康関連や保険は判断が分かれやすいため、税理士に確認しておきましょう。

経費にできないもの

フリーランスエンジニアでも、何でも経費にできるわけではありません。
ここを曖昧にすると、確定申告後に困ることがあります。

プライベート支出

プライベート支出は経費にできません。
たとえば、次のようなものです。

仕事でも少し使うからといって、全額を経費にするのは無理があります。
仕事用と私用が混ざるものは、按分できるかを考えます。

按分できないものや、仕事との関係を説明できないものは、経費にしない方がよいです。

所得税・住民税

所得税や住民税は、経費にできません。
国税庁も、必要経費にならないものの例として、所得税や住民税を挙げています。

一方で、個人事業税、事業用部分の固定資産税、業務用資産の借入金利息など、条件によって必要経費になるものもあります。

税金関係は混同しやすいので、次のように分けて考えましょう。

税金は年度や制度変更の影響を受けるため、確定申告前に最新情報を確認しましょう。

罰金・反則金

罰金、科料、過料、交通反則金などは経費にできません。
国税庁も、罰金、科料、過料などは必要経費にならないものとして挙げています。

たとえば、業務先へ向かう途中の交通違反で反則金を支払った場合でも、経費にはしません。
仕事中に発生したからといって、すべて仕事の経費になるわけではありません。

罰金や反則金は、事業に関係する移動中であっても経費にしないと考えておきましょう。

記録と保存の進め方

経費は、支出した時点で終わりではありません。
帳簿に記録し、領収書や請求書を保存し、確定申告で説明できる形にしておく必要があります。

仕事用口座を分ける

独立したら、できるだけ仕事用の銀行口座やクレジットカードを分けましょう。
プライベートの支出と混ざると、仕訳が面倒になります。

仕事用に分けておくと、次の管理がしやすくなります。

仕事用カードで支払うと、会計ソフトに自動連携しやすくなります。
ただし、カードを分けても、仕事と関係ない支出を入れれば意味がありません。

仕事用と決めた口座・カードには、事業に関係する入出金だけを集めましょう。

領収書を保存する

領収書、レシート、請求書、契約書、納品書、クレジットカード明細などは保存が必要です。

国税庁は、青色申告者について、帳簿や決算関係書類は7年、領収証などの現金預金取引等関係書類は原則7年、請求書や見積書などの書類は5年保存するものとしています。白色申告者にも帳簿や書類の保存が必要です。

保存するときは、次のように整理すると後で困りにくくなります。

また、紙ではなく電子データで受け取った請求書や領収書は、一定の要件を満たして電子データのまま保存する必要があります。

電子データは、印刷して終わりではなく、保存方法も確認しておきましょう。

会計ソフトを使う

フリーランスエンジニアは、会計ソフトを使うと経費管理がしやすくなります。
銀行口座やクレジットカードと連携すれば、入出金の記録を取り込みやすくなります。

会計ソフトで管理しやすいものは、次の通りです。

ただし、会計ソフトを使っても、自動で正しい判断をしてくれるわけではありません。
勘定科目の選び方、家事按分の割合、経費にするかどうかの判断は、自分で確認する必要があります。

迷う支出は、メモを残して税理士に相談できる状態にしておきましょう。

独立後のお金の見方

経費は、手取りを考える上で大事です。
ただし、経費を増やせば得をするわけではありません。

経費は使えば得ではない

経費にすると税金が減るからといって、不要なものを買うのは逆効果です。

たとえば、10万円の経費を使った場合、税負担は下がるかもしれません。
しかし、手元から10万円が出ていくことに変わりはありません。

経費は、仕事に必要だから使うものです。
節税だけを目的に支出を増やすと、手元資金が減ります。

特に、独立直後は次の支出もあります。

経費を考える前に、毎月どれくらい手元に残す必要があるかを把握しておきましょう。

手取りで考える

フリーランスは、売上ではなく手取りで考えることが大事です。
月単価80万円の案件を受けても、そのまま80万円が自由に使えるわけではありません。

税金、社会保険、経費、案件の空白期間を考える必要があります。
手取りを考えるときは、次の項目を確認します。

経費管理は、節税だけでなく、独立後に安定して働くための資金管理でもあります。

案件条件も確認する

経費や税金を整理しても、案件の条件が合わなければ手取りは安定しません。
フリーランスエンジニアは、案件単価だけでなく、支払い条件や稼働条件も見る必要があります。

確認したいのは、次の点です。

たとえば、月単価が高くても、支払いサイトが長いと独立直後の資金繰りが苦しくなります。
リモート案件でも、毎日長時間の会議があるなら稼働負担は大きくなります。

案件を選ぶときは、単価だけでなく、手元に残るお金と働き方の両方を見ましょう。

働き方を見直す視点

経費や確定申告を考えると、フリーランスとして続けるか、正社員として働くかを改めて考える人もいます。
どちらが正解という話ではありません。

経験、希望収入、働き方、リスク許容度によって選択肢は変わります。

フリーランスを続ける

フリーランスは、案件や働き方を自分で選びやすい一方で、お金の管理も自分で行います。
経費、税金、社会保険、請求書、契約、案件終了リスクまで、自分で考える範囲が広がります。

フリーランスを続けやすいのは、次のような人です。

フリーランスは自由な働き方に見えますが、事業主としての管理も増えます。
経費を正しく扱うことも、その一部です。

正社員も比較する

フリーランスの経費管理や税金対応に負担を感じる場合、正社員の選択肢も比較して構いません。
正社員には、次のようなメリットがあります。

一方で、フリーランスの方が単価や働き方の自由度を上げやすい人もいます。
正社員が向くか、フリーランスが向くかは、収入だけでは決まりません。

お金の管理、営業、契約、働き方、将来のキャリアまで含めて比較しましょう。

案件・求人傾向を見る

フリーランスを続けるか、正社員に戻るか、別の案件を探すか迷う場合は、案件・求人の傾向を見ると判断しやすくなります。

確認したいのは、次の点です。

ITエンジニアやITコンサルとして一定の実務経験があり、フリーランス案件と正社員転職のどちらが合うか比較したい場合は、案件・求人の傾向を見ておくと判断しやすくなります。

セルワークITフリーランスでは、上流工程・ITコンサル案件や月80万円以上の案件、リモート可能案件などを扱っています。フリーランス案件だけでなく、正社員転職の相談もできるため、独立するか、転職するか、もう少し経験を積むかを考える材料になります。

また、すぐに転職支援や案件紹介を受ける段階ではなくても、非公開求人や案件の傾向を見ることで、今の経験がどの条件で評価されるかを考えやすくなります。

まとめ

• フリーランスエンジニアの経費は、仕事に必要な支出であり、仕事との関係や利用割合を説明できることが前提です。
• パソコン、通信費、ソフト、書籍、家賃や電気代の一部などは経費にできることがありますが、私用と混ざるものは家事按分が必要です。
• 経費を増やせば得をするわけではなく、税金、社会保険、手取り、案件条件まで含めて資金管理することが大事です。

独立後は、経費にできるかどうかだけでなく、その支出が仕事に必要か、後から説明できるか、手元資金に無理がないかを見て判断しましょう。

迷う支出は自分だけで判断せず、会計ソフトで記録を残し、税理士や税務署に確認できる状態にしておくと安心です。

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